1. Parties concernées
Le présent Accord de Traitement des Données (DPA) s’applique entre KODY SAS (éditeur de la plateforme) et vous, utilisateur ou établissement scolaire utilisant le service de cahier journal numérique.
2. Rôles des parties
L’utilisateur ou l’établissement scolaire agit en qualité de responsable de traitement pour les données des élèves qu’il saisit. KODY SAS agit en qualité de sous-traitant et ne traite ces données que sur instructions documentées du responsable, dans les limites nécessaires à la fourniture du service.
3. Nature des données traitées
Les données personnelles traitées peuvent inclure :
- Données d’identification (nom, prénom, adresse e-mail, école ou structure) ;
- Données liées à l’abonnement et à la facturation ;
- Contenus pédagogiques saisis par l’utilisateur, pouvant contenir des prénoms d’élèves ou des informations de classe (à l’initiative exclusive de l’utilisateur).
Aucune donnée sensible (par exemple : santé, religion) ne doit être saisie sur la plateforme.
4. Finalités du traitement
Les données sont traitées exclusivement pour les finalités suivantes :
- Fournir et maintenir le service de cahier journal numérique ;
- Assurer la gestion administrative et contractuelle de l’abonnement ;
- Améliorer les fonctionnalités et la qualité du service.
5. Sous-traitants ultérieurs
KODY SAS peut recourir à des sous-traitants ultérieurs (hébergement, paiement, mesure d’audience, envoi d’e-mails), listés sur la page « Liste des sous-traitants ». Chacun est soumis à des obligations de protection des données équivalentes et est situé dans l’Espace économique européen ou dans un pays offrant des garanties adéquates.
6. Mesures de sécurité
Le personnel autorisé est tenu à la confidentialité. Des mesures techniques et organisationnelles conformes aux bonnes pratiques du secteur sont mises en œuvre :
- Chiffrement des données en transit et au repos ;
- Cloisonnement des environnements ;
- Suivi des accès et journalisation.
7. Violation de données
En cas de violation de données à caractère personnel, KODY SAS en informe le responsable de traitement dans les meilleurs délais, afin de lui permettre de respecter ses obligations, notamment de notification à la CNIL.
8. Assistance
KODY SAS assiste le responsable, dans la mesure du possible, pour répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes et, le cas échéant, pour la réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection des données (AIPD).
9. Durée de conservation
Les données sont conservées tant que le compte est actif, puis supprimées ou anonymisées dans un délai raisonnable, sauf obligation légale contraire (par exemple : conservation comptable). Les données nominatives des élèves sont supprimées à la fin de l’année scolaire.
10. Sort des données en fin de contrat
À la fin de la prestation, les données sont supprimées ou restituées selon le choix du responsable, sauf obligation légale de conservation.
11. Audit
Le responsable peut demander les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations du présent accord.